蜜月期過了 忙碌的日子就此展開
這星期之前 我都是接電話跟打掃的小妹 三不五時跑個腿
送個公文 弄一下訂單 其他時間都在逛外語網站 自己想辦法殺時間
不過星期一開始 主管要出國 師父忙著跟樓下的旅行社訂票&敲來回班機時間
我接到陳先生打來要申請良民證的電話 跟師父說了一聲 轉頭想說繼續打發時間
結果被回了一句: 當然是妳去辦囉! 上網自己查要去哪弄!
因為被出國的事情搞得焦頭爛額 師父講話的口氣難免大聲 我心情也頓時悶了起來
不過沒時間當悶燒鍋了 趕緊查明手續 印好相關證進件 call司機先生帶我去警察局...
雖然我坐過警車 但這還是我第一次去警察局
門口的警員用著狐疑的眼神看著我 我只向他們詢問了外事科在哪就衝進去了
其實只要把證件(身份證跟護照印本)交給小姐們 自付250元 3個工作天後就能拿了
花不到5分鐘 司機才剛把車停好 我就敲車門了^^" 外頭好冷想趕快回公司
接下來的幾天 又跑了台大醫院幫主管送蛋糕 其實這樣的經驗很有趣
我也能出去晃晃 順便跟司機先生聊聊天 瞭解公司的發展跟主管們的性情
只是突然被司機問到:你有背景嗎? 時 我覺得很怪
我是全公司最菜而且最沒關係的小秘書 請多指教(拜)
因為下星期一 也就明天啦 主管請我們去Breeze國賓看阿凡達 還有晚餐
身為小秘書的我 並不是什麼事都不必做就能免費觀賞的
我們必須統計能出席的長官人數 向微風那邊拿票跟爆米花兌換券
然後依照每一個主管的攜眷人數來發電影跟訂餐廳
師父那邊負責統計電影人數跟拿票 並安排座位
我則先去請購信封並做名字標籤 依照排出的座位號次來分票 將它們放到信封裡再發送
12樓這樣狂跑也蠻累的 不過能慢慢認識長官也不錯 動一動比較不冷^^"
接下來餐廳部份 越南餐廳這邊由我負責 我必須統計出50位長官要吃的餐點
Breeze寄了菜單來 先掃瞄成PDF檔 再發送mail讓長官們點菜
不過很慘的是 它有推出ABC套餐優惠
如果選套餐 必須選一個主餐(飯或麵) 不是單單告訴我吃哪個套餐就好
可是大家可能太忙了 完全沒搞清楚點餐的方式
一堆長官的來信就只是簡單的說: 我要X套餐 謝謝!= =+ 我哪知道你要吃麵還飯阿!?
這種回信有寫跟沒寫是一樣的 所以我乾脆拿著菜單一樓一樓跑 一個個確認
如果在分公司的或在開會的主管 就請他們的秘書聯絡 或直接跟總機要手機電話
呼~ 搞了一下午主管的菜單大抵訂出來了 然後將份量統計一下 傳真給微風的襄理
下班前再打一通電話確定襄理真的收到 他說清單很清楚 我覺得很開心
這樣奔波總算沒白費 安心下班去~
這星期我體認到師父所說的煩燥感跟手忙腳亂
當我正為統計菜單而煩時 陸續還有日本訂單的雜事 還有要訂高爾夫球場的電話
當下覺得很煩 不過語氣還是必須很開心很甜美....
沒辦法~這就是秘書 永遠以一顆平靜的心為大家服務(攤手)
而這幾天也很少轉頭跟師父問東問西的 我知道她事情很多壓力很大
自己能解決的問題 我就自己擔下來做 盡量不去吵她 這也是身為徒弟的一種體貼
雖然星期五中午的迎新泡湯了 突發事件太多QQ 師父還是很貼心請我吃總裁級的包子
真的好好吃喔~皮Q餡多 不會太鹹 湯汁飽滿~GOOOD 應該不太便宜...
反正我很好打發 有得吃就好^^ 而且肚子餓的話咖啡也有巧克力牛奶跟餅乾可充饑
出來工作後 要獨自面對的事很多 不管是工作上 人事關係上 還是生活上
10幾年師父也是這樣走過來 原以為進來當助理秘書的她
一個月後因為師師父遠嫁日本 她也不得不獨當一面 一肩扛起重任 慢慢摸索直到今天
她也說過 搞不好哪天她會離開 所以我不能一直依賴她 要進入狀況 什麼事都要自己來
這星期一直很忙 慢慢感覺到壓力 但從做中學 覺得自己有一點點進步
以前當學生 只要把書讀好就無事一身輕
現在則是要把上司交辦的事做到最好
訂單部份要熟悉日文書信格式 EXCEL WORD
接電話要應對得宜 語氣平和 並迅速memo下長官所要求的細節 將它完成
送公文則要清楚知道各位主管所在的樓層跟辦公室所在 最重要的是頭銜職稱不能記錯!!
我目前能做的事還不多
希望在接下來的日子裡能當一個稱職的小助理 幫師父多分擔一點
她如果壓力小 心情就會好 我日子也會比較好過
細心 耐心 專心
是我修行的重點
留言列表
